業務の効率化を進めたい

ITを活用してバックオフィスを効率化したい
クラウド会計やIT活用に精通した税理士を探している
コスト対効果の高いDX施策を見極め、取り組みたい

クラウド活用で進める業務のデジタル化

近年、クラウドを活用した「SaaS（サース）」型のITサービス(※1)が普及しています。

経理や総務などのバックオフィス分野でも、例えば下図のようなクラウドサービスが普及し、業務の効率化に貢献しています。

なかには、これまで大企業しか使えなかった高機能な仕組みを月額数千円から利用できるサービスもあります。

たとえば、"ERP"と呼ばれる、会計や人事・生産管理などの業務を一元管理する仕組みは、かつては導入に数千万円～数億円の投資が必要でした。しかし、現在ではクラウド型のSaaS ERPが登場し、通常の企業でも手軽に導入・活用できるようになっています。

技術の進化によって、企業がより簡単に高機能なサービスを利用できるようになり、業務の見える化や自動化、生産性向上といった新しい価値を生み出すことが可能になっています。

こうしたサービスを上手に活用することが、現実的で成果につながる「DX（デジタルトランスフォーメーション）」の第一歩です。

一例として、会計分野でのサービス利用例を挙げます。

補足用語

※1【SaaS】：Software as a Service。ソフトウェアをインターネット経由で利用できるサービスで、従来のようにパソコンにインストールする必要がなく、常に最新の機能が使えること、料金は月額制での提供が多く導入のハードルが低いことが特徴です。

通帳やクレジットカード取込を自動化して、経理処理・消込処理を自動化するサービス【弥生会計ネクスト】

会計報告、月次報告をオンライン上で見える化して、いつでも組織の誰でも情報を知れるサービス【Bixid】

取引の発生から始まる請求事務、入金管理、残高管理、会計処理までを一貫して自動化するサービス【Freee】

POSシステムに蓄積した得たデータから、多角的な粗利益分析行い意思決定に利用するサービス。会計連動も可能。【スマレジ】

システム導入を成功させるための考え方

システムの導入には注意も必要です。特にSaaSを導入する際には、従来の業務スタイルとのギャップ原因で、うまく活用に至らない場合もあります。

システムの導入に大切な考え方が、「SaaSはベストプラクティスを提供するサービスである」という点です。SaaSにおけるベストプラクティスとは、サービス開発者が「この方法が最も効果的」と考える理想的な業務の流れを指します。

SaaSはカスタマイズの自由度が低いため、基本的にそのベストプラクティスに沿った使い方が求められます。

言い換えると、SaaSは単なる道具ではなく、「こうすればうまくいきますよ」という"提案"を含んだサービスなのです。

この提案に気づかず、既存の業務スタイルを無理に当てはめようとすると、かえって業務効率が落ちてしまうことは多々あります。

たとえば、クラウド会計ソフト「Freee（フリー）」は、仕訳ではなく「取引」という単位で会計処理を行う独自の思想(※2)を持っているサービスです。Freeeの思想に沿って業務を再構築すれば高い効果が得られますが、従来の業務スタイルを変えずに使おうとすると、かえって手間が増えることになります。

SaaSは"型にハマれば高い成果が出るが、外れると使いづらい"ものであると考えています。各サービスの特性を正しく理解することが、導入成功のカギです。

これは、SaaSほど強くはないものの、インストール型のソフトウェアにも当てはまる考え方です。

補足用語

※2【Freeeの独自の思想】：Freeeは「仕訳」ではなく「取引」という独自の単位を使います。「取引」とは商取引の発生から決済までの流れを不可分の一まとまりのことを意味しています。このまとまりを崩すことをFreeeは良しとしないので、「取引」のうち会計部分だけを示す「仕訳」単位でFreeeを使おうとすると失敗します。Freeeにはこのほか、「タグ」「口座」など独自の用語が多く登場します。 Freeeは、自動化に強いクラウド会計ソフトと捉えられることもありますが、API接続性の高い小規模事業用ERPシステムの一種と捉えた方がよいサービスです。

IT導入をうまく進めるために

システム導入では次のいずれか、または両方が求められます。

① 自社のスタイルに合ったサービスを選ぶ

② 自社の業務スタイルをサービスに合わせて見直す

導入するシステムと現場の業務スタイルが噛み合っていないと、業務の非効率化や混乱を招くおそれがあります。

「何となくよさそう」「ベンダーに勧められたから」といった理由で導入を決めるのは、失敗の元になりやすいので注意が必要です。

導入担当者に求められる視点

以上のから、導入を担当する人には、次のポイントが求められます。

・対象業務を深く理解できること

・各ITサービスの特徴を理解し、適切に選定すること

これに加えて重要なのが、

・現在の業務の先の、理想的な業務の流れを描く力

です。そもそもITで改善しようとするということは、現在の業務フローが最適ではないということ。最適でない状態のままITを導入すると、非効率なやり方が固定化され、長期的には逆効果になる可能性があります。

まずはIT導入を進める前に、業務自体を見直すことが肝要です。

よく行う方針としては、「ECRSの原則」(※3)を活用し、不要な作業の削除・統合・代替・簡素化といった順で業務改善を進めてみてはいかがでしょうか。このプロセスの中で、ITの活用はあくまで「簡素化」の一手段であることは重要な示唆です。

企業にとっての本来の目的は「生産性の向上」です。無理にITを導入しないという選択も、ときには有効な判断となります。

補足用語

※3【ECRSの原則】：以下の流れで業務を見直します。【①排除】まず業務目的を明確化してなくせる手順は排除する【②結合】重複作業の結合や逆に分割による業務の単純化を行う【③代替】順序の変更や別の手順への入れ替えを行う【④簡素化】ツールやシステムを使って業務を簡素化する。IT利用は優先順位4番目の"簡素化"の一手段です。